Vận hành là gì? Tại sao cần xây dựng quy trình vận hành trong kinh doanh

[hanhnguyenneee]

Trước khi chúng ta khám phá tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình vận hành trong kinh doanh, hãy hiểu rõ khái niệm "vận hành" là gì. Vận hành không chỉ đơn thuần là việc thực hiện các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp mà còn bao gồm cách tổ chức, quản lý và điều hành các quy trình và nguồn lực để đạt được mục tiêu kinh doanh.

 

Vận Hành - Điều Gì Thúc Đẩy Tổ Chức Hoạt Động?

Đầu tiên cùng tìm hiểu khái niệm vận hành là gì? Vận hành là một chuỗi các bước thiết kế, thực thi và kiểm soát hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này được thực hiện bởi con người hoặc các bộ phận trong tổ chức với mục tiêu cụ thể - đạt được các mục tiêu đã đề ra. Mỗi công việc trong quy trình vận hành đại diện cho nhiệm vụ cụ thể của cá nhân hoặc nhóm nhân viên sẽ thực hiện.

Mục Tiêu của Quy Trình Vận Hành

Các công việc trong quy trình vận hành phải đáp ứng mục tiêu cụ thể như sau:

• Đảm Bảo Sử Dụng Nguồn Lực Đúng Cách: Điều này giúp tiết kiệm tài nguyên và đảm bảo rằng chúng được sử dụng hiệu quả.

• Tối Ưu Hiệu Suất Hoạt Động: Mục tiêu là đạt được hiệu suất hoạt động tốt nhất, giúp tổ chức phát triển.

• Dự Đoán Tương Lai và Xây Dựng Kế Hoạch: Quy trình này cũng giúp tổ chức dự đoán tương lai và xây dựng kế hoạch phát triển.

• Kiểm Soát Rủi Ro: Có khả năng kiểm soát rủi ro dễ dàng và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Lợi Ích của Quản Lý Vận Hành

Các lợi ích của việc quản lý vận hành có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và mô hình của tổ chức hoặc doanh nghiệp:

• Xác Định Công Việc Rõ Ràng: Điều này giúp tạo sự minh bạch trong tổ chức.

• Tiết Kiệm Thời Gian và Tăng Năng Suất: Tối ưu hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

• Giảm Thiểu Rủi Ro: Kiểm soát rủi ro làm giảm nguy cơ gây hại cho tổ chức.

• Môi Trường Làm Việc Chuyên Nghiệp: Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

• Tăng Tốc Phát Triển: Giúp tổ chức thực hiện các bước nhảy đột phá và phát triển nhanh hơn.

Xây Dựng Quy Trình Vận Hành

Sau khi đã hiểu về khái niệm của vận hành là gì, chúng ta sẽ cùng GoSELL tìm hiểu các bước cơ bản để xây dựng quy trình vận hành.

Bước 1: Xác Định Mục Đích

• Để làm gì?

• Cá nhân hoặc phòng ban nào sẽ đảm nhận?

• Áp dụng cho các công việc, dự án nào?

Bước 2: Chuẩn Hóa Quy Trình

• Lý do xây dựng quy trình vận hành là gì?

• Nội dung công việc, các bước thực hiện như thế nào?

• Địa điểm sẽ được triển khai?

• Thời điểm thích hợp để triển khai và kết thúc quy trình vận hành?

• Đối tượng phụ trách chính, hỗ trợ thực hiện, kiểm duyệt cuối cùng?

• Cách thức làm việc, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu, ...

Bước 3: Theo Sát và Kiểm Tra

• Người đảm nhận kiểm tra là ai?

• Kiểm soát các công việc gì?

• Tần suất kiểm tra như thế nào?

• Sử dụng các phương pháp kiểm tra nào?

Bước 4: Văn Bản Hoàn Thiện

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin công việc, kiểm tra và phương pháp kiểm soát, bạn cần trình bày tất cả thành một văn bản hoàn thiện. Điều này sẽ trở thành cơ sở hướng dẫn cho các nhân sự, giúp đảm bảo việc tuân thủ dễ dàng và hiệu quả.

Bước 5: Mô Hình Hóa Quy Trình

Mô hình hóa quy trình giúp dễ dàng đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra dựa vào quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Bước 6: Triển Khai Quy Trình

Sau khi hoàn thành các bước trước, bạn sẽ bắt đầu triển khai quy trình vào công việc hàng ngày.

Bước 7: Theo Dõi và Đánh Giá

Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình hoạt động là bước cuối cùng nhưng quan trọng. Bạn cần xem xét thời gian xử lý, chi phí, chất lượng đầu ra và từ đó, tối ưu hóa quy trình.

Bước 8: Tối Ưu Hóa Quy Trình

Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể xác định thiếu sót và cải thiện quy trình hiện tại để hoàn thiện.

 

Tóm lại, việc xây dựng quy trình vận hành trong kinh doanh không chỉ là việc tạo ra sự tổ chức và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày mà còn là yếu tố quyết định giữa sự thành công và thất bại của một doanh nghiệp. Bằng cách thiết lập và duy trì các quy trình vận hành chặt chẽ và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động của mình, tăng cường hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách bền vững.